Как подготовиться к проверке трудовой инспекции

Как подготовиться к трудовой инспекции

Два года назад штрафы за нарушение норм охраны труда были небольшими, поэтому бизнесмены предпочитали платить, а не возиться с документами. Так поступал и мой клиент — владелец небольшого склада, назовем его компанию «Спецпогрузка». Но теперь ситуация изменилась: штрафы выросли многократно.

Я расскажу, сколько придется заплатить за каждое нарушение норм охраны труда и как подготовиться к проверке, чтобы избежать штрафов.

Сколько штрафов заплатит бизнесмен

В 2008 году на складе «Спецпогрузки» кладовщик упал со штабеля и сломал ногу. Приехала скорая, сообщила о происшествии в прокуратуру, в результате к владельцу компании приехала инспекция труда. Инспекторы проверили должностные инструкции и трудовые договоры, потом пожурили и выписали штраф 2 000 ₽. Штраф небольшой, поэтому директор склада не стал приводить в порядок документы по охране труда — подумал, легче в следующий раз опять заплатить, чем возиться с бумагами.

Спустя три года госинспекция явилась снова, но на этот раз проверила всё. Нужных документов не оказалось, инспектор составил акт проверки и выписал штраф 50 000 ₽. Тогда это был максимум.

300 000 ₽ бизнесмен заплатил бы за такие нарушения сейчас

Но с 2015 года изменили статью 5.27 КОАП, добавили статью 5.27.1, и штрафы выросли многократно. Если бы такая история повторилась сейчас, владелец склада заплатил бы минимум 300 000₽. Вот акты тех самых проверок:

А вот штрафы, которые теперь грозят за такие нарушения:

Пункт из перечня нарушений в акте	Норма КоАП (Кодекса об административных правонарушениях)	Размер штрафа
1-5	ч.1 ст.5.27.1	50 000 – 80 000 ₽
6, 9	ч.2 ст.5.27.1	110 000 – 130 000 ₽
7, 8, 12	ч.1 ст. 5.27	30 000 – 50 000 ₽
11	ч.4 ст. 5.27	50 000 – 100 000 ₽
10	ч.2 ст. 5.27.1	60 000 – 80 000 ₽

Выходит, сейчас владелец склада «Спецпогрузка» заплатил бы 300 000 ₽. Но штрафа можно избежать, если вовремя подготовиться.

Что такое охрана труда

Требования охраны труда нужны, чтобы избежать травм на рабочем месте, заботиться о здоровье сотрудников. В требованиях прописано, как организовать рабочее место: санитария и гигиена, пожарная и электробезопасность, правила работы с техникой и профессиональные риски. Если работодатель нарушает эти правила, то платит штрафы.

За тем, чтобы бизнес соблюдал требования охраны труда, следит инспекция труда. Она проверяет бизнесмена в трех случаях: если пришло время по плану, если работник пожаловался на работодателя или попал в скорую с травмой. Когда в скорую попадает человек, который пострадал во время работы, врачи сообщают о происшествии в прокуратуру, а та — инспекции труда. Инспекторы приходят и проверяют документы, чтобы узнать, виновато ли руководство в случившемся.

На сайтах Роструда и районных прокуратур выкладывают планы проверок

В компании за охрану труда отвечает руководитель, или тот, кого он назначил ответственным. Но руководитель в любом случае должен пройти обучение охране труда.

Что делать: пошаговая инструкция

Подготовиться к проверке трудовой инспекции лучше заранее, даже если по плану Роструда она придет не скоро. Никогда не знаешь: вдруг в инспекцию со злости пожалуется сотрудник, которого вы уволили, или кто-то покалечится на рабочем месте. В моей практике были случаи, когда офисные работники протыкали руки степлерами — не говоря о травмах на складах и лесопилках.

1. Обучите руководителя , иначе он не сможет утверждать правила и инструкции по охране труда. Этим занимаются специальные учебные центры и центры повышения квалификации.

Требованиям охраны труда обучают, опираясь на статью 225 ТК, постановление № 1/29 Минтруда и Минобразования и ГОСТ 12.0.007-2009 ССБТ. В конце выдают удостоверение о проверке знаний и протокол заседания комиссии по проверке.

Обучение занимает 40 часов или 3 рабочих дня. Можно пройти дистанционно: сдать тесты онлайн, отправить заполненные документы почтой. Но часто хотя бы на итоговую аттестацию просят прийти лично.

2. Напишите положения и инструкции , заполните журналы по охране труда. В канцтоварах закажите:
— журнал регистрации инструктажа на рабочем месте;

— журнал регистрации вводного инструктажа;

— книгу учета движения трудовых книжек.

Каждый сотрудник должен расписаться в каждом журнале и книге.

3. Поправьте договоры, допсоглашения, инструкции, журналы регистрации и учета и прочие кадровые документы под нормы охраны труда. Здесь нюансов немало, и если делаете впервые — лучше посоветуйтесь с юристом.

Скачать образцы документов можно, например, здесь. Но просто списать не получится: нужно учесть размеры и план помещения, описать все рабочие места, розетки и кабели.

4. Провести спецоценку условий труда по 426-ФЗ, которую раньше называли аттестацией. Этим тоже занимаются специальные фирмы, у которых есть все лицензии и разрешения. Они же могут запросить договоры и журналы, поэтому важно, чтобы к этому моменту всё было в порядке.

5. Пройти медосмотры: новым сотрудникам в первый месяц после приема на работу, а потом — не реже, чем раз в 3 года.

Медосмотры бывают двух видов:

1. На вредном производстве работники проходят медкомиссию во главе с врачом-профпатологом.
2. Там, где сотрудники проводят за компьютером больше половины рабочего времени, они проходят невролога и офтальмолога. Подробнее — в Приказе 302н.

«У меня и сотрудников-то нет, какие штрафы?»

Если у вас ИП без сотрудников, то бояться нечего. Но для ООО, даже если там один учредитель и он же — директор, это правило уже не работает.

Отдельная тема — удаленные работники, оформленные по трудовому договору. Требования охраны труда на них не распространяются, только минимальные по социальному страхованию. Например, работодатель обязан вызвать такому сотруднику скорую, если понадобится.

Если гендиректор — тоже удаленщик, ему всё равно придется пройти обучение.

«Слышал, на первый раз только предупреждают»

Из статьи 4.1.1 КОАП и правда можно сделать такой вывод, но почитаем внимательнее. Здесь есть ссылка на 2 часть статьи 3.4, где пишут, что предупреждение выносят, если нет угрозы для жизни и здоровья людей. Но ведь все требования охраны труда для того и нужны, чтобы избежать такой угрозы. Так что тут всё остается на усмотрение инспектора.

Само предупреждение избавляет от штрафа, но с ним выносят и предписание, по которому нужно в сжатые сроки устранить все нарушения. Если не успеете — штрафа не избежать, но уже по другой статье — ч.23 ст. 19.5 КОАП.

«Можно завести пару бумажек, когда припрет»

Если у вас 1-2 дня до проверки, вы успеете разве что набросать инструкции по безопасности и заполнить журналы с подписями ответственных по датам. Но, например, получить удостоверение руководителя об обучении нормам охраны труда или папку с документами, что компания прошла оценку условий труда — вряд ли. Не говоря уже про медосмотры. Ко всему этому надо готовиться заранее.

«Штраф — тридцатка? Пф!»

30 000 ₽ дают за небольшое нарушение, вроде недостающей строчки в трудовом договоре. Но проверяющий имеет право посчитать каждый договор отдельно: тогда за 10 договоров набежит уже 10 нарушений или 300 000 ₽. Если по итогам проверки вы не исправите всё в указанный срок, плюсуйте к штрафам еще до 200 000 ₽.

Для ИП штрафы существенно меньше, чем для ООО: например, за минимальное нарушение — 1 000-5 000 ₽ для первых и 30 000-50 000 ₽ — для вторых; максимальный — 30 000-40 000 ₽ для ИП и 100 000-200 000 ₽ для ООО.

Кроме штрафов, за серьезные нарушения могут приостановить работу компании на срок до 3 месяцев, а владельца лишить права занимать руководящие должности.

«Но ведь о проверках трудовой инспекции предупреждают, к чему вся эта паника?»

Отчасти правда. План проверок вывешивают в начале года на сайте Роструда и сайтах районных прокуратур — можно посмотреть и успокоиться. Но есть еще и внеплановые — по жалобе работника или когда запрос приходит в районную прокуратуру прямиком из центра, и никто вас не предупредит.

Чаще всего жалуются сотрудники, которых не устраивают условия труда: серая зарплата, задержки, неоплачиваемые отпуска и больничные, незаконное увольнение. В торговле и общепите проверки проводят по жалобам от клиентов через Общество по защите прав потребителей.

Если проверка трудовой инспекции по жалобе клиента — придет Ростребнадзор, который проверит рабочие места продавцов или поваров, само помещение, особенно кухню. А может и потребовать информацию об условиях труда — из материалов спецоценки условий труда. По жалобе сотрудника проверяет инспекция труда. В обоих случаях документы по охране труда потребуют вместе с остальными: зарплатные ведомости, санитарные книжки, трудовые договоры. Если что-то пойдет не так, штрафы начислят за все нарушения, включая охрану труда.

«Медосмотр-то уж точно не нужен, у меня же не вредное производство»

Почитаем Приказ Минздрава N 302н: к вредным условиям труда там относят и те, где сотрудник проводит за компьютером больше 50% рабочего времени. То есть всех программистов, дизайнеров и верстальщиков каждые полгода должны осматривать офтальмолог и невролог. Медзаключения по ним тоже попросят при проверке.

«А мы очаруем инспектора, и он выпишет штраф поменьше»

Вариант со взяткой даже не берем в расчет — это уже уголовное преступление. Предположим, вы решили договориться полюбовно: инспектор тоже человек, искреннее раскаяние может на него повлиять. Но увы: на тот момент, когда инспектор выехал к вам в офис или требует явиться с документами, обращение уже зарегистрировано в базе инспекции труда, и удалить его оттуда он не может. У него три главные задачи — формально подтвердить факт нарушения; составить предписание по их устранению; определить сроки, за которые вы должны все устранить. Если не успеете или не предоставите документы в подтверждение — до 200 000 ₽.

— Нормы охраны труда касаются всех, кроме ИП без сотрудников. Остальным нужно подготовить документы.

— Готовиться к инспекции труда лучше заранее — за несколько дней все нарушения устранить не успеете.

— Чтобы подготовиться к плановой проверке, руководителю нужно пройти обучение, оформить гору бумаг, а потом пройти аттестацию. А сотрудникам — пройти медосмотр.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите 111 Ctrl+Enter.

Проверка трудовой инспекции – к чему готовиться?

Какими бывают трудовые проверки? Основания для проверок ГИТ

Проверочные мероприятия ГИТ бывают плановые и внеплановые. Первые из них носят профилактический характер и не зависят от действий работодателя и третьих лиц.

Ранее предприятия проверялись инспекцией не чаще чем 1 раз в 3 года — по общей норме ч. 2 ст. 9 закона «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — Закон 294-ФЗ). Ныне частота планового контроля ГИТ зависит от категории риска, присвоенной работодателю. Так, проверки работодателей с высокой категорией проводятся не чаще 1 раза в 2 года, а с низкой — не проводятся вообще (см. пп. 17–24 Положения о надзоре по труду, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875).

Истечение указанных сроков с окончания последнего планового контроля или регистрации предприятия само по себе уже является основанием для новой проверки.

Для внепланового контроля установлены специальные основания (ч. 7 ст. 360 ТК РФ):

1. Истечение срока устранения нарушений, установленного в ранее выданном работодателю предписании.

2. Поступление в инспекцию:

• информации о нарушениях на предприятии, которые повлекли угрозу жизни и здоровью людей, невыплату зарплаты или выплату ее ниже МРОТ;
• информации о не оформленных надлежащим образом трудовых отношениях;
• жалобы на нарушение трудовых прав или заявления о проверке условий охраны труда от сотрудника.

3. Приказ руководителя инспекции, изданный в соответствии с поручением Президента, Правительства или требования прокуратуры.

Плановая проверка ГИТ – что проверяют инспекторы?

Цель плановых проверок любого из контролирующих органов — выяснить, соблюдают ли хозяйствующие субъекты обязательные требования закона в той или иной сфере. Соответственно, предмет планового контроля ГИТ — соблюдение работодателями законодательства о труде и об охране труда.

Также в рамках планового контроля проверяют соответствие обязательным требованиям сведений, указанных в уведомлениях о начале определенных видов деятельности.

Напомним, что о начале деятельности в некоторых сферах должны обязательно уведомляться надзорные органы. Так, Роструд уведомляется о таких видах деятельности, как уход с обеспечением проживания и соцуслуги без обеспечения проживания (п. 5.1 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.07.2009 № 584).

Методические рекомендации (утв. приказом Роструда от 28.10.2010 №455) выделяют проверки комплексные и тематические (подп. 2.6 п. 2). Первые направлены на проверку соблюдения трудового законодательства в общем (по главным институтам трудового права).

Тематические проверки трудовой инспекции касаются отдельных институтов трудового права, например:

• надлежащее оформление трудовых отношений;
• обучение по охране труда;
• своевременность и полнота оплаты труда;
• предоставление компенсаций и гарантий и т. д.

На практике в планах ГИТ в графе «Предмет проверки» указывается стандартная фраза о проверке соблюдения законодательства о труде. Поэтому узнать, что проверит при проверке трудовая инспекция, заранее нельзя.

План проверок Роструда в 2020 году — где взять?

Информация о запланированных проверках Роструда находится в открытом доступе. Так, инспекции в регионах обязаны публиковать план на своих официальных порталах в интернете до 1 декабря года, предшествующего году проверки.

Кроме того, сведения о проверках трудовой инспекции включаются в единый сводный план проверок предпринимателей, формируемый Генеральной прокуратурой РФ. С помощью соответствующего сервиса на сайте органа можно узнать, какие плановые проверки ждут предприятие в текущем году.

ВАЖНО! Если организацию не включили в план, хотя срок очередной проверки подошел, в течение года этого сделать уже не могут. Исчерпывающий перечень оснований для изменения плана закреплен в п. 41 Административного регламента, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н (далее — Регламент).

План поможет определить предполагаемый месяц проверки, но не ее конкретную дату. О начале плановой проверки инспектора ГИТ обязаны уведомить работодателя минимум за 3 рабочих дня до контрольного мероприятия путем вручения ему распоряжения на проверку (ч. 12 ст. 9 Закона 294-ФЗ).

Виды документов, интересующие инспекторов при плановом контроле

Как правило, ГИТ требует при плановых проверках следующий перечень документов:

1. Документы, подтверждающие трудовые отношения:

• трудовые книжки и вкладыши;

ВНИМАНИЕ! Если сотрудник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, работодатель больше не отвечает за сохранность бумажного документа. Подробности см. в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки».

• трудовые договоры и дополнительные соглашения.

2. Книга учета движения трудовых книжек.

3. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек.

4. Приказ о возложении обязанности по ведению трудовых книжек.

5. Обязательные локальные нормативные акты:

• правила трудового распорядка;
• положение о защите персональных данных;
• положение, устанавливающее оплату труда, доплаты, надбавки и премии.

6. Коллективный договор (при наличии).

7. Обязательные кадровые документы:

8. Форма расчетного листка.

9. Медицинские книжки.

10. Кадровые распорядительные документы и основания к ним (служебные записки, заявления и т. д.)

11. Журналы регистрации и учета (больничных, трудовых договоров, приказов, несчастных случаев на производстве и т. д.).

12. Инструкции и иные документы по охране труда (состав зависит от направления деятельности предприятия).

13. Документы, относящиеся к оплате труда (зарплатные ведомости, записки-расчеты и т. д.).

14. Журнал учета мероприятий по контролю.

Отметим, что большая часть нарушений связана с отсутствием каких-либо документов по охране труда.

Границы внепланового контроля Роструда

В Законе 294-ФЗ сделана оговорка, что проверка по основанию истечения срока ранее выданного предписания ограничивается только подтверждением его выполнения (ч. 21 ст. 10). Однако по общей норме этого же закона контролирующим органам вообще запрещено выходить за пределы предмета проверки (п. 3 ст. 15).

Поэтому границы внеплановой проверки трудовой инспекции напрямую зависят от основания ее проведения. Так, по жалобе на невыплату зарплаты инспекция должна проверить доводы работника и запросить лишь документы, которые помогут это сделать.

Перечень требуемых в рамках внеплановой проверки документов может отличаться от указанного выше. Так, если она проводится по факту несчастного случая на производстве, ГИТ может запросить:

• сведения о проводимых на территории предприятия работах, гражданско-правовые договоры, на основании которых такие работы проводятся, реквизиты подрядчиков;
• данные о состоянии травматизма на предприятии;
• акты о расследовании несчастных случаев и т. д.

ВАЖНО! На те или иные неправомерные действия инспектора ГИТ (в том числе при запросе «лишних» документов) можно пожаловаться в порядке, установленном разделом V Регламента.

В законе нет перечня документов, которые вправе требовать Роструд (для обоих видов проверок). Главное — чтобы не был нарушен запрет на затребование документов (а равно иной информации, проб, образцов и т. д.), не относящихся к предмету проверки. А решение об относимости тех или иных объектов к ее предмету субъективно и принимается государственным инспектором труда.

Формы проверок. Полномочия ГИТ в рамках документарных проверок

Любая проверка ГИТ (как плановая, так и внеплановая) может проводиться в документарной или выездной форме. Форма контроля указывается в плане и распоряжении на ее проведение (по внеплановым проверкам — только в распоряжении).

ВАЖНО! Фактические действия инспекторов должны соответствовать форме проверки. Они не вправе явиться на предприятие, если проверка определена в распоряжении как документарная.

Осуществляемая Рострудом проверка по документам состоит из нескольких этапов:

• Инспекция направляет в адрес предприятия письменный запрос с указанием перечня требуемых документов.
• В течение 10 рабочих дней работодатель исполняет запрос.
• При выявлении в документах ошибок, неточностей, противоречий ГИТ предлагает работодателю предоставить пояснения и дополнительные документы.
• Если выявленные ошибки, неточности и противоречия не устранены, проверка трансформируется в выездную.

Как ответить на запрос трудовой инспекции?

Все документы работодатель предоставляет в виде простых копий, удостоверенных подписью руководителя организации или предпринимателя (либо иного уполномоченного на такие действия доверенностью лица), а также печатью (при наличии).

Трудовая инспекция не вправе требовать:

• оригиналы документов и их нотариально заверенные копии;
• документы, которые она может получить в порядке межведомственного взаимодействия.

В законе нет ограничения в отношении периода, за который ГИТ может потребовать документы. Не указывается проверяемый период деятельности и в распоряжении на проверку. Поэтому запрос может поступить в отношении любых документов, в том числе касающихся уже уволенных работников.

Объективно представить документы не всегда возможно из-за того, что срок их хранения истек и они были уничтожены. В такой ситуации работодателю следует в ответе на запрос пояснить причину отсутствия документов. См. также «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Напомним, что при уничтожении относящихся к трудовым отношениям документов нужно руководствоваться перечнем, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Обратите внимание! Приказ Росархива утвердил новые сроки хранения некоторых документов. Приказ действует с 18.02.2020 года. Подробности см. здесь.

Непредставление документов в срок или представление их в неполном объеме без уважительной причины может повлечь для работодателя ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ.

Права инспекторов ГИТ при выездной проверке

Выездные проверки трудовая инспекция проводит по месту нахождения предприятия. Согласно п. 2 ч. 3 ст. 12 Закона 294-ФЗ ее проводят, если по документам оценить соответствие деятельности работодателя закону не представляется возможным.

Мнение о том, что ГИТ всегда обязана начинать только с документарной проверки, ошибочно. Однако если инспектора могли оценить отсутствие или наличие нарушений по документам, выездную проверку можно признать неправомерной через суд. В основном это касается внеплановых проверок по жалобам работников, то есть проверок, имеющих узкий предмет. В ежегодных планах обычно все проверки определены как выездные, оспорить их на этом основании невозможно.

При выездной проверке инспектора вправе (ст. 357 ТК РФ, ст. 12 Конвенция МОТ от 11.07.1947 №81 «Об инспекции труда…»):

• при наличии распоряжения на проверку и служебных удостоверений в любое время беспрепятственно проходить на территорию предприятия и проверять состояние используемых зданий, сооружений, оборудования, транспорта и т. д.;
• запрашивать для ознакомления документы (причем инспектора вправе просить изготовить для них копии на безвозмездной основе), иную информацию;
• беседовать с сотрудниками предприятия;
• на месте выдавать предписания;
• запрещать использование средств индивидуальной защиты, не соответствующих нормативам;
• расследовать несчастные случаи на производстве и т. д.

Препятствование проверке будет расценено как административное правонарушение, предусмотренное ст. 19.4.1 КоАП РФ.

Проверка трудовой инспекции – к чему готовиться и как?

Подготовка к любой проверке ГИТ заключается:

• в ознакомлении с нормативными актами, регламентирующими проведение проверок, уяснении прав и обязанностей — как своих, так и контролеров;
• определении соответствия деятельности предприятия трудовому законодательству (в том числе в изучении документов на предмет согласованности между собой, наличия ошибок, соответствия их содержания закону);
• оперативном устранении нарушений.

С 2018 года при плановом контроле ГИТ применяет проверочные листы (ч. 11.1–11.5 ст. 9 Закона 294-ФЗ). Причем проверка должна ограничиваться вопросами чек-листов. Правда, до 01.07.2018 листы применяют только в отношении работодателей с умеренной категорией риска, а после указанной даты — в отношении любых работодателей.

Ответы на проверочные листы могут существенно помочь работодателю при подготовке к проверке, так как:

• листы разработаны по большинству аспектов трудовых отношений;
• контрольные вопросы сформированы исходя из наиболее типичных нарушений;
• ответы на вопросы однозначно позволяют установить, есть ли нарушения.

Любой работодатель может скачать листы на официальном портале Роструда. Но мы рекомендуем воспользоваться расположенным там же сервисом «Электронный инспектор». Ответить на контрольные вопросы из всех разработанных чек-листов можно онлайн, а по завершении сервис дает рекомендации по устранению нарушений. Сервис бесплатный, доступен в любое время, а факт выявления нарушений никаких последствий для работодателя не повлечет.

Итоги

Конечно, возможность подготовиться к проверке трудовой инспекции есть не всегда. Ведь о некоторых проверках (например, по жалобам работника) инспектора даже не обязаны предварительно уведомлять работодателя. Рекомендуется держать кадровые документы в порядке и периодически проводить самопроверку с помощью чек-листов.

Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекции. Поэтапная инструкция

Проверки Государственной инспекции труда (ГИТ) бывают плановые и внеплановые. Перечень запланированных проверок утверждается в конце года и выкладывается в свободном доступе на сайте трудовой инспекции и прокуратуры. Плановые проверки бывают выездными и документарными. Процедура, как подготовиться к проверке трудовой инспекции, от этого не меняется: проверять в обоих случаях инспекторы вправе все документы охраны труда, кадрового учета и оплаты труда.

Проверки проводят по регламенту

С 22.10.2019 начинает действовать Административный регламент осуществления Федеральной службой по труду и занятости федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утв. Приказом Роструда от 13.06.2019 № 160. Документ уточняет, что проверяет трудовая инспекция в 2019 году, за что и какие штрафы положены.

Регламент написан по нормам Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ о защите прав предпринимателей при осуществлении государственного и муниципального контроля и Постановления Правительства от 01.09.2012 № 875, потому никаких новых правил не вводит. Но с ним следует ознакомиться, чтобы понять, что трудовая инспекция при плановой проверке проверяет, а какие моменты опускает.

Как заявлено в регламенте, проверки включают контроль:

• обязательных требований, в том числе касающихся охраны труда;
• процедуры выплаты зарплаты, отпусков, расчетов при увольнении;
• доступности условий работы для инвалидов;
• выполнения ранее выданных предписаний.

Чтобы подготовиться к проверке ГИТ, работодателям следует изучить тот раздел административного регламента, где описано, какие есть полномочия у представителей ГИТ при плановой проверке и незапланированном визите. Опуская традиционные права по запрашиванию документов и расследованию несчастных случаев, сотрудники Роструда имеют возможность:

• изымать для анализа образцы материалов и веществ, предварительно уведомив об этом работодателя;
• направлять в суды требования о ликвидации или прекращении деятельности организаций (их структурных подразделений) из-за нарушения требований охраны труда;
• запрещать использовать средства индивидуальной и коллективной защиты, если они не соответствуют обязательным требованиям;
• выступать в качестве экспертов в суде по искам о нарушении обязательных норм и возмещении вреда пострадавшим работникам;
• беспрепятственно в любое время суток приходить с проверками к работодателям при предъявлении удостоверений.

По общим правилам, продолжительность проверки Роструда — не более 20 рабочих дней. Проверять малое предприятие допустимо в течение 50 часов в год, а плановая выездная проверка микропредприятия должна длиться не более 15 часов в год.

Этап 1. Что готовить на проверку

ГИТ перед проверкой присылает большой список документов, которые собирается проверять, в нем насчитывается более 70 пунктов. Разделим их на блоки по темам:

1. Уставные документы.
2. Документы по оплате труда.
3. По кадровому учету:
   • трудовые договоры и доп. соглашения;
   • штатное расписание и изменения к нему;
   • графики отпусков;
   • приказы — прием, увольнения, переводы, отпуск;
   • личные карточки;
   • трудовые книжки и журналы их учета;
   • локальные нормативные акты (ЛНА).
4. По охране труда (ОТ):
   • регламентирующие документы — приказы, ЛНА, должностные инструкции;
   • инструкции по ОТ;
   • журналы вводного и первичного инструктажа;
   • документы по медосмотрам, обучению;
   • карточки выдачи средств защиты и др.
5. Документы на иностранных работников.

Список иногда расширяют в ходе проверки, если потребуются дополнительные сведения.

Этап 2. Наиболее важные направления

Объем проверяемых направлений работы заставляет поволноваться даже опытных специалистов, и подготовка к плановой проверке трудовой инспекции на 2019 год — обязательный момент для каждого кадровика. На что инспекторы обращают особое внимание? Самые проверяемые моменты:

1. Задолженность по зарплате — наличие или отсутствие.
2. Своевременность выплат заработной платы, отпускных, пособий.
3. Наличие и содержание трудовых договоров.
4. Наличие графика отпусков и его исполнение.
5. Правильность оформления увольнений и расчета.
6. Трудовые книжки — наличие и правильность оформления.
7. Правила трудового распорядка и ЛНА, связанные с оплатой труда.
8. Документы по специальной оценке условий труда (в случае ее проведения).
9. Все, что связано с охраной труда. Перечень зависит от наличия или отсутствия вредных условий, производственных травм и т. д.

Этап 3. Трудовые договоры

Для начала убедитесь, что у всех работников они есть. Затем проверьте содержание договоров, наличие в них всех основных условий. Для этого обращаемся к ст. 57 ТК РФ . К основным условиям относятся:

1. Место работы.
2. Трудовая функция.
3. Размер оплаты и даты выплат.
4. Дата начала работы.
5. Характер работы.
6. Условия труда на рабочем месте.
7. Компенсации и льготы при их наличии.

Если какого-то из этих пунктов нет, составьте дополнительные соглашения и внесите недостающую информацию.

Это не все мероприятия, как подготовиться к проверке Роструда. Очередной шаг — проверка дополнительных соглашений. Определите, какие изменения произошли за время работы сотрудников, и имеются ли в наличии все доп. соглашения. Особенно важны перемены в оплате труда, должности, условиях труда.

Этап 4. Штатное расписание и ЛНА

Штатное расписание обязательно для любой организации. Обычно запрашивают актуальную редакцию документа и последние изменения к нему. Проверьте, нет ли в вашем штатном «вилок» окладов, и совпадает ли зарплата на одних и тех же позициях. Другими словами, по должности «менеджер» в одном и том же отделе не утверждают разных окладов и не ставят цифры «20 000-25 000». Важно соответствие размеров выплат региональному минимуму зарплаты на текущий год.

Обязательные ЛНА — Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и Положение об оплате труда (премировании). ПВТР должны содержать разделы:

1. Порядок приема, перевода и увольнения.
2. Права и обязанности работника и работодателя.
3. График работы, рабочее время и время отдыха.
4. Оплата труда и поощрения.
5. Ответственность сторон.

Положение о премировании должно быть, если премии в организации есть. Если присутствует другая система оплаты, положение об оплате труда или иной ЛНА ответит на все вопросы проверяющих об основании выплат работникам.

Остальные ЛНА представляют интерес для ГИТ, если имеют отношение к льготам, компенсациям и другим денежным поступлениям. Положение о командировках, например, запрашивают, если в организации увеличены суточные выплаты. А вот регламент внешнего вида специалиста, положение о документообороте и т. д. вряд ли удостоятся внимания проверяющих.

Этап 5. График отпусков

Графики отпусков имеют небольшой срок хранения — 1 год, так что направить усилия следует на текущий и прошедший годы. Знакомить работников с графиком законом не предусмотрено, но предусмотрено уведомление работника о предстоящем отпуске за две недели. Сроки уведомлений инспекция проверять очень любит. Если в вашей организации принято разделять отпуск на части, пропишите это в ПВТР или в положении об отпусках. О том, что соглашение с работником о разделении отпуска достигнуто, свидетельствует заявление с просьбой внести в график несколько частей отпуска.

Проверьте совпадение графика с фактическими отпусками, если знаете, что он иногда не соблюдается. В каждом случае перенесения отпуска оформляйте заявление работника о переносе и приказ. Если в месяце несколько перенесений, допустимо издавать один приказ на все изменения.

В график вписывайте даты фактически предоставленных отпусков и основания их переноса — заявление, приказ.

И утвердите сам график не позднее чем за 15 дней до начала года, на который он составлен.

Этап 6. Личные карточки и приказы

Личные карточки Т-2 должны содержать максимум запрашиваемой информации. Проверьте наличие записей о переводах, изменениях оклада и предоставляемых отпусках. Данные разрешено вводить как вручную, так и в печатном виде. Обязательно возьмите подписи работника в графе «Прием и переводы» возле каждого вписанного приказа.

Приказы о приемах и увольнениях имеют срок хранения 75 лет, так что имеет смысл вести их аккуратно, независимо от проверок. Каждый приказ обязан иметь под собой основания — заявление, трудовой договор, соглашение сторон и т. д. Обязательным является своевременное ознакомление с приказом работника. Недопустимо составлять документ задним числом. Дата приема на работу должна совпадать с датой приказа или быть более поздней.

Приказы на отпуск проверяйте на наличие и на соответствие графику отпусков. Важно взять подписи сотрудников в приказах перед отпуском, к примеру, за 2 недели, если у вас нет практики письменного извещения о предстоящем отпуске.

Этап 7. Охрана труда

Это направление является одним из самых проверяемых, подойдите к нему максимально серьезно. Независимо от специфики предприятия, в организации должны быть:

1. Специалист по охране труда (ОТ), если в компании более 50 чел., либо лицо, на которое возложены соответствующие обязанности, если численность меньше 50 чел.
2. Документы, подтверждающие обучение руководства и специалиста правилам ОТ.
3. Должностная инструкция специалиста по ОТ.
4. Инструкции по охране труда.
5. Журнал вводного инструктажа.
6. Программа вводного инструктажа.
7. Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ).

В организациях, где имеются вредные условия труда, список значительно расширяется, его дополняют первичный и периодический инструктажи и журналы по нему, дополнительные инструкции, документы по медосмотрам.

Если СОУТ еще не проведена, но уже есть приказ о ее проведении и договор с организацией по СОУТ, проверяющие не будут наказывать за отсутствие спецоценки. В обратном случае вам грозит штраф.

В целом по охране труда стоит проверить наличие всех подписей в журналах, соответствие дат приема и инструктажа, а при обнаружении пробелов — восстановить по максимуму.

Этап 8. «Особые» сотрудники

Пристальное внимание ГИТ уделяет следующим категориям работников:

По этим работникам проверяются все составленные на них бумаги: договоры, приказы, положения о гарантиях и компенсациях. Важно проверить содержание договора по каждому такому сотруднику: есть ли там информация о сокращенном дне для инвалидов или об основаниях срочного договора у иностранца. Если день сокращен, это отражается в табеле, проверьте и его.

Этап 9. Подведение итогов

Подготовили для вас общий перечень документов для проверки трудовой инспекцией, чтобы еще раз проконтролировать готовность к визиту инспекторов.

Документы по оплате труда

• расчетные листки;
• больничные.

По кадровому учету

• трудовые договоры и доп. соглашения;
• штатное расписание и изменения к нему;
• графики отпусков;
• приказы — прием, увольнения, переводы, отпуск;
• личные карточки;
• трудовые книжки и журналы их учета;
• локальные нормативные акты (ЛНА).

По охране труда (ОТ)

• регламентирующие документы — приказы, ЛНА, должностные инструкции;
• инструкции по ОТ;
• журналы вводного и первичного инструктажа;
• документы по медосмотрам, обучению;
• карточки выдачи средств защиты и др.

Документы на «особых» работников: иностранцев, инвалидов, несовершеннолетних

• договоры;
• приказы;
• положения о гарантиях и компенсациях.

Напомним, что на подготовку документов при плановой проверке дается 10 дней.

Не спешите подписывать акт проверки, внимательно читайте все замечания, порой работодателям удается доказать свою правоту еще до получения предписаний и штрафов. В случае несогласия с результатами не спешите оплачивать штраф, вы вправо обжаловать решение ГИТ в суде. Только после его решения станет ясно, осталось ли постановление трудовой инспекции в силе и надо ли платить.

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции

Автор: Алена Тулякова

Трудовая инспекция, как, впрочем, и любая другая проверяющая организация, может навещать компании либо по заранее составленному графику (это плановые проверки), либо внезапно (проверки внеплановые). Теоретически, плановые мероприятия проводятся не так уж и часто — один раз в два года. Но на практике не каждая фирма, существующая лет пять–семь, может припомнить, когда к ней приходил так называемый трудовой инспектор и приходил ли вообще. Сотрудников не хватает — признаются инспекторы. Впрочем, для внеплановых проверок люди почему–то всегда находятся.

Фокус в том, что внеплановые проверки проводятся либо в ответ на жалобы недовольных работников, либо по инициативе других государственных органов, например прокуратуры. Оставить без внимания такие «сигналы» инспекция труда не может.

Что связывает инспекцию труда с прокуратурой? Да хотя бы несчастный случай, который может произойти в любой компании (ровно это мы наблюдаем сегодня в связи с трагическими событиями во Владивостоке, где в результате пожара в бизнес–центре погибли несколько человек). Если в результате такого события, происшедшего в рабочее время, пострадал работник фирмы, врачи обязательно поставят в известность прокуратуру и инспекцию труда, которая придет выяснить, в каких условиях трудился сотрудник и почему произошло несчастье. Кстати, внеплановые проверки могут проходить в любое время, даже на следующий день после окончания планового мероприятия.

Плановые проверки могут быть целевыми, комплексными и совместными. В ходе целевых инспектор будет изучать не все документы фирмы, а какой–то один участок. Скажем, все, что касается начисления и выплаты зарплаты. Во время комплексного мероприятия, напротив, исследованию будут подвергнуты не только все документы, но и условия труда работников. Ну, а совместные проверки инспекция труда может проводить вместе с налоговиками, сотрудниками Фонда социального страхования или Пенсионного фонда. Максимальный срок проведения плановой проверки — месяц, но на деле она обычно занимает не более одного–двух дней в небольших компаниях и неделю в крупных организациях.

Появившись в организации, трудовой инспектор должен предъявить свое служебное удостоверение и распоряжение на проверку, заверенное печатью и подписью руководителя. В распоряжении должны быть указаны: название вашей фирмы, дата начала проверки и фамилия проверяющего, которая, естественно, должна совпадать с фамилией человека, предъявившего вам удостоверение. Если с проверкой пришли несколько инспекторов, то все они должны быть указаны в распоряжении.

Обратите внимание: если в распоряжении не назван вопрос проверки, то оно не действительно.

Нарушил? Исправляй!

Естественно, в ходе любой проверки инспектор найдет хоть какое–то нарушение. Даже если организация тщательно готовилась к этому мероприятию (о том, какие документы может потребовать проверяющий, «Бизнес-журнал» писал в № 23 за 2005 год. — Прим. ред.). Но даже точное соблюдение всех норм, скорее всего, не поможет. Хоть маленькое нарушение, да будет выявлено: такая уж у инспектора работа.

Вообще–то говоря, опытные кадровики и бухгалтеры специально оставляют «на виду» небольшие недочеты: проверяющий тут же находит их и получает возможность быстро выполнить свою работу, то есть добиться результата.

В любом случае, обнаружив в ходе проверки какое–либо нарушение, инспектор выносит предписание об его устранении. В этом документе должна быть указана дата его составления, описано обнаруженное нарушение со ссылкой на закон, который вы проигнорировали или соблюли не полностью, а также — что конкретно инспектор предписывает исправить. Кроме того, чиновник обязан указать срок, в течение которого вы должны устранить нарушение, и сообщить о выполнении предписания в трудовую инспекцию. Инспектор, которому вы доложите о сделанном, может поверить на слово. Но может и навестить повторно — с контрольной проверкой. Кстати, рекомендуем предписания трудовиков, как, впрочем, и других проверяющих, не игнорировать: в этом случае повторный визит инспектора просто гарантирован.

Кроме предписания об устранении нарушений, которое в исключительных случаях (когда эти самые нарушения не выявлены) не составляется, инспектор по результатам проверки в обязательном порядке готовит акт о проведении мероприятия. Составляется этот документ в двух экземплярах, один из которых (с оригинальными подписями!) остается в организации. Подписывая акт, обратите внимание: в нем должен быть приведен полный перечень документации, которую изучал инспектор при проверке, и так же подробно описаны все выявленные нарушения. Если у вас есть замечания — укажите их прямо в акте.

Многие кадровики отмечают, что во время плановых проверок инспекторы зачастую стараются не столько выявить нарушения (и, конечно, они не закроют на них глаза), сколько предоставить организации практические советы и рекомендации. Инспекторы — тоже люди, и при взаимопонимании вполне могут подсказать, как исправить ситуацию. Кстати, в данном случае мы вовсе не имеем в виду взятки. Вот что рассказала сотрудница самарской инспекции труда: «Вы знаете, инспектор тоже ведь человек. У него могут быть проблемы. Может быть плохое настроение. Вот и подумайте, как я отнесусь к организации, в которой меня встречают доброжелательно, разговаривают с улыбкой, и к фирме, где с порога начинают хамить и указывать на мои обязанности? Я не говорю, что при проверке нельзя защищать свои права, если инспектор что–то нарушает. Но, пожалуйста, делайте это вежливо. Тогда и я помогу вам и подскажу, а не отнесусь формально».

В общем, даже при нелегких проверках человеческие взаимоотношения еще никто не отменял.

Меня посадят?!

В принципе — могут. Но о самом страшном — чуть позже. В большинстве же случаев за нарушение требований законов о труде директора организации могут привлечь, скорее, к административной ответственности, предусмотренной КоАП РФ. Для этого инспектор составляет протокол, в котором указываются фамилия проверяющего, название организации, фамилия руководителя, нарушение, обнаруженное во время проверки. К протоколу прилагаются объяснительные должностных лиц.

После подготовки всех этих документов инспектор может вынести постановление о назначении административного взыскания в виде штрафа. Рассмотрение дела должно произойти не позднее 15 дней после составления протокола (о времени и месте организацию обязаны известить заранее). Но постановление будет принято в любом случае, даже если представитель организации не явится на рассмотрение. Копию постановления чаще всего выдают сразу после заседания, но могут и отправить почтой в течение трех дней. Если компания с решением не согласна, его можно обжаловать.

Штрафа за нарушение трудового законодательства можно избежать, если нарушения малозначительны или если виновный (например, руководитель фирмы) в данный момент отсутствует, например находится в отпуске или болеет. В этом случае инспектор выпишет предписание устранить выявленные нарушения и этим ограничится. Если же виновное лицо присутствует при проверке, то размер штрафа можно попытаться уменьшить, доказав инспектору, что все возможные последствия нарушений уже предотвращены, что вы раскаиваетесь, совершили нарушение впервые, да еще и под влиянием тяжелых личных обстоятельств. При наличии подобных смягчающих вину причин инспектор имеет право штраф снизить.

Впрочем, далеко не за все нарушения инспектор может привлекать руководство компании к ответственности. Так, за нарушения, предусмотренные статьями 19.5 и 5.42 КоАП РФ, привлечь к ответственности может лишь суд. Судья может назначить наказание не только в виде штрафа, но и дисквалифицировать руководителя организации: подразумевается, что виновный не сможет работать на руководящих должностях в течение времени, которое установит суд. Чаще всего дисквалификация применяется в тех случаях, когда нарушение совершено уже не в первый раз.

Ну, а теперь, как и обещали, о страшном. Существуют нарушения трудового права, за которые предусмотрена не административная, а уголовная ответственность. Например, в случае необоснованного увольнения или отказа в приеме на работу беременной женщины или женщины, имеющей детей до трех лет, руководителя организации могут оштрафовать на 200 000 рублей или даже привлечь к обязательным работам на срок до 7,5 суток. Наказание, согласно Уголовному кодексу, предусмотрено и для тех руководителей, которые не выплачивают заработную плату своим работникам в течение двух и более месяцев. Правда, такое наказание возможно только, если будет доказано, что директор компании действовал в корыстных целях. Привлечь главу фирмы к уголовной ответственности могут и в случае нарушения организацией правил охраны труда, особенно, если эти нарушения повлекли причинение вреда жизни и здоровью работника. Наказания он может избежать только, если будет доказано, что нарушение произошло по неосторожности какого–либо другого должностного лица, ответственного за соблюдение этих правил. Правда, тогда суд может наказать их обоих.

Дайте жалобную книгу!

По итогам проверки недовольная действиями или решениями инспектора организация может обратиться либо с жалобой к его руководителю (чтобы обжаловать действия самого проверяющего), либо в вышестоящий орган (чтобы обжаловать акты и решения проверяющего). Жалоба составляется в произвольной форме, но в ней обязательно должны быть указаны: фамилия должностного лица, которому она подается, или наименование вышестоящего органа, полные сведения о вашей организации (включая ИНН и юридический адрес), дата проверки, фамилия инспектора и ссылки на нарушенные, по вашему мнению, законы. Главное при составлении жалобы — конкретные факты, подкрепленные ссылками на законодательство и копиями документов, подтверждающих ваши требования. Жалобу нужно либо отнести лично (попросив обязательно ее зарегистрировать), либо отправить по почте заказным письмом с уведомлением. После рассмотрения ваше ходатайство могут удовлетворить полностью или частично, или же отказать в удовлетворении жалобы. Но любой отказ можно обжаловать в суде.

Если вы хотите обжаловать действия инспектора, акт проверки, то необходимо составить исковое заявление и заплатить госпошлину. Если же вы обжалуете постановление о привлечении к административной ответственности, то нужно написать жалобу. Госпошлина в этом случае не уплачивается. Эти документы подаются в арбитражный суд по месту нахождения ответчика. Рассмотрев дело, суд принимает решение. Решение по иску о признании недействительным акта вступает в силу немедленно, по иску о недействительности постановления — через 10 дней, по другим искам — через месяц. Если вас не устраивает решение суда, его можно обжаловать в апелляционной или кассационной инстанции.

Посещать, изымать, требовать.

Инспектор труда имеет право*:

беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверения установленного образца посещать в целях проведения инспекции работодателей и организации всех организационно–правовых форм и форм собственности;

запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и получать от них информацию, объяснения, документы, необходимые для выполнения надзорных функций;

изымать для анализа образцы используемых или обрабатываемых материалов и веществ при уведомлении об этом работодателя или его представителя и составлять соответствующий акт;

требовать отстранения от работы лиц, не прошедших в установленном порядке обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировку на рабочих местах и проверку знаний требований охраны труда;

запрещать использование не имеющих сертификатов соответствия или не соответствующих требованиям охраны труда средств индивидуальной и коллективной защиты работников;

предъявлять работодателям обязательные для исполнения предписания об устранении обнаруженных нарушений требований трудового законодательства;

приостанавливать работу организаций или их подразделений, оборудования при выявлении нарушений требований охраны труда, которые создают угрозу жизни и здоровью работников, до устранения таких нарушений (обжаловать такие предписания работодатель может в течение 10 дней);

направлять в суды требования о ликвидации организаций или их структурных подразделений при наличии заключений государственной экспертизы условий труда о нарушении требований охраны труда.

* В соответствии с положениями ст. 357 Трудового кодекса.

Примечание: Точка зрения авторов публикаций необязательно совпадает с мнением редакции.

Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекцией: инструкция для работодателя

На основании положений трудового законодательства, функции Государственной трудовой инспекции (ГИТ) – контроль работодателей на предмет соблюдения трудовых норм, который реализуется, в том числе, путем проведение проверок. В статье расскажем, как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекцией, на какие момент работодателю следует обратить особое внимание при подготовке.

Когда ГИТ проводит плановые проверки работодателей

Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекцией

Как известно, Трудовым кодексом предусмотрены плановые и внеплановые проверки трудовой инспекцией.

С внеплановыми проверками все более или менее понятно. Они проводятся при наличии одного из следующих оснований:

• в ГИТ поступила жалоба на работодателя в связи с нарушением последним трудового законодательства;
• истек срок предписания, выданного ГИТ по результатам ранее проведенной проверки, в связи с чем инспектору необходимо проверить, устранены ли нарушения по предписанию;
• о внеплановой проверке распорядился орган прокуратуры, Правительство или Президент РФ.

Что касается плановых проверок, то тут дело обстоит немого сложнее. Плановые проверки ГИТ назначает самостоятельно и утверждает их в графике. Для того чтобы узнать, с кокой периодичностью ГИТ может проверять Вашу организацию планово, необходимо определить, к какой категории отнесена организация в соответствие с классификацией риска. Данная классификация определяется на основании ФЗ-294 от 26.12.2008 года и предусматривает 5 категорий риска от самого высокого (5-я категория) до самого низкого (1-я категория). Чем выше категория риска компании, тем выше установленная частота плановых проверок со стороны ГИТ.

Присвоение организации определенной категории риска производится ГИТ с учетом следующих показателей:

• наличие жалоб в ГИТ на работодателя за последние несколько лет;
• наличие предписаний ГИТ о нарушении трудового законодательства;
• задолженности работодателя по оплате налогов, сборов;
• прочие случаи нарушения работодателем действующего законодательства, зафиксированные контролирующими органами.

Определив категорию риска, ГИТ включает работодатель в график плановых проверок в следующем порядке:

• проверки организаций из категории высокого риска проводятся 1 раз в 2 года;
• работодателей из категории значительного риска ГИТ проверяет 1 раз в 3 года;
• организации из категории среднего риска могут ожидать плановую проверку трудовой инспекцией не реже 1 раз в 5 лет;
• для организаций из категории умеренного риска проверка ГИТ осуществляется 1 раз в 6 лет;
• для работодателей, отнесенных к категории низкого риска, плановые проверки не предусмотрены.

Информация о графике плановых проверок, утвержденном для организаций категорий значительного и высокого риска, является общедоступной и с ней можно ознакомиться на сайте Роструда (https://www.rostrud.ru/control/plani_proverok/).

Как подготовиться в плановой проверке трудовой инспекцией

Во время проверки ГИТ вправе запрашивать у работодателя локальные нормативные акты, ведомости о начислении заработной платы, уставные и прочие документы, а также проводить наглядный осмотр производственных, складских, офисных помещений с целью оценки условий труда требованиям трудового законодательства. Иными словами, в период проверки ГИТ может коснуться любого аспекта деятельности компании.

Эксперты в вопросах трудового законодательства, а также опытные кадровики, не раз сталкивавшиеся с плановыми проверками ГИТ, при подготовке к визиту инспекторов рекомендуют работодателям обратить особое внимание на следующие моменты.

Уставные документы и функционал руководителя

Первое, о чем следует позаботиться при подготовке к проверке ГИТ, это уставные документы. Перед визитом инспектора подготовьте копии устава и прочих учредительных документов, заверенных нотариально и скрепленные печатью.

Практика показывает, что особый интерес ГИТ вызывает трудовой договор, заключенный между компанией и генеральным директором. Позаботьтесь, чтобы соглашение содержало четкую информацию о должностных обязанностях, порядок ответственности, а также прочие обязательные условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ.

Штатное расписание

Штатное расписание компании – документ, которые ГИТ проверяет обязательно и очень скрупулезно. Распространенная ошибка работодателей – установление разных окладов для одинаковых должностей в пределах одного структурного подразделения (к примеру, зарплата для двух бухгалтеров первой категории установлена на разном уровне). Данный факт является прямым нарушением ст. 132 ТК РФ и влечет за собой следующие последствия:

• наложение штрафа на организацию и ответственных должностных лиц;
• выплата компенсации работнику с меньшим окладом за период минимум 3 года.

Для того чтобы избежать подобных неприятностей, позаботьтесь заранее, чтобы в штатном расписании оклад у сотрудников одинаковых должностей был установлен в равном размере. Если существует необходимость финансовой мотивации одного из сотрудников, то это можно реализовать путем выплаты премий и надбавок.

Документы по расчету заработной платы

В ходе плановой проверки ГИТ непременно запросит документы по расчету заработной платы:

• ведомости начисления заработной платы;
• приказы о премировании, выплате материальной помощи, прочих выплат и компенсаций;
• локальные нормативные акты, регулирующие систему оплаты труда в компании;
• банковские выписки, квитанции, кассовые ордера, подтверждающие осуществление выплат в пользу сотрудников.

На основании вышеперечисленных документов ГИТ проверяет своевременность и полноту начисления и выплаты зарплаты, соответствие перечисленных сумму тем размерам вознаграждения, которые предусмотрены трудовым договором и локальным документам, а также соблюдение прочих условий ТК РФ в части оплаты труда.

Отдельное внимание стоит уделить индексации зарплаты. Не индексирую зарплату в соответствие с ростом потребительских цен, Вы нарушаете ст. 134 ТК РФ, в связи с чем ГИТ вправе привлечь Вас к установленной ответственности. Подтверждением индексации зарплаты могут служить:

• отдельные локальные нормативные акты (например, Положение об индексации заработной платы);
• условия индексации, утвержденные в Положении об оплате труда;
• ведомости начисления заработной платы, в которых отражена сумма индексации.

Подчеркнем, что работодатель обязан индексировать зарплату с применением одинакового коэффициента для всех сотрудников компании.

Оценка условий труда

В период проверки ГИТ проводит оценку условий труда сотрудников на предмет соответствия установленных норм. На основании ФЗ-426 от 28.12.2013 года, результаты оценки условий труда, утвержденные ГИТ на основании предыдущей проверки, должны быть общедоступны и размещены на официальном сайте компании.

Перед визитом инспекторов с плановой проверкой, позаботьтесь о выполнении данного требования. Если у компании отсутствует официальный сайт, то его следует создать как минимум для того, чтобы избежать ненужных судебных споров на предмет невыполнения требований трудового законодательства.

График отпусков

На основании ст. 5.27 КоАП, отсутствие у работодателя утвержденного графика отпуска предусматривает штраф в размере 50.000 руб. Аналогичный штраф предусмотрен в случае непредоставления ежегодного отпуска работнику в соответствие с графиком (по 50.000 руб. за каждый случай нарушений).

Во избежание подобных взысканий перед плановой проверкой ГИТ рекомендует утвердить график отпуском в соответствующем порядке. Дни отдыха, фактически предоставленные работнику и отраженные в табеле учета рабочего времени, должны соответствовать периодам и срокам в утвержденном графике.