Что относится к персональным данным работника

Персональные данные работника: миллионные штрафы за утечку

Хранение личной информации граждан за пределами РФ обойдется в 18 миллионов рублей

Депутаты одобрили поправки, предусматривающие введение новых санкций за нарушение закона № 152-ФЗ о персональной информации граждан. Законопроектом предложены следующие штрафы:

1. За невыполнение оператором обязанности по обеспечению записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения данных российских граждан с использованием баз данных, находящихся на территории РФ, граждан планируется штрафовать на 30 000-50 000 рублей, должностных лиц — на сумму 200 000-500 000 рублей, ИП и юридических лиц — от 2 до 6 млн рублей. При повторном нарушении штрафы на граждан увеличиваются до 50 000-100 000 рублей, на должностных лиц — до 0,5-1 млн рублей, а ИП и организации обещают наказывать на 6-18 млн рублей.
2. За повторные нарушения, предусмотренные ст. 13.31 КоАП РФ (неисполнение обязанностей организаторов распространения информации в сети Интернет), предложены штрафы для граждан — от 5000 до 30 000 рублей (в зависимости от правонарушения), для должностных лиц — от 50 000 до 500 000 рублей, для ИП и организаций — от 0,5 до 6 млн рублей.
3. Отдельные санкции вводятся для операторов поисковых систем, организаторов сервисов обмена мгновенными сообщениями, владельцев аудиовизуального сервиса информации.

Все новые штрафы подробно описаны в таблице.

Статья КоАП РФ, которая изменится

для должностных лиц

для ИП и организаций

Невыполнение оператором обязанности по обеспечению записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), извлечения данных российских граждан с использованием баз данных, находящихся на территории РФ

Повторное невыполнение обязанности по хранению персональных данных в РФ

Повторное неисполнение обязанностей организатором распространения информации в сети Интернет

От 5000 до 30 000 (в зависимости от правонарушения)

От 50 000 до 500 000 (в зависимости от правонарушения)

От 500 000 до 6 млн (в зависимости от правонарушения)

Повторное распространение владельцем аудиовизуального сервиса телеканала, телепрограммы, не зарегистрированных в качестве СМИ либо зарегистрированных, но лишенных права на вещание

Повторное нарушение владельцем аудиовизуального сервиса правил распространения среди детей информации, причиняющей вред их здоровью и(или) развитию

Повторное распространение владельцем аудиовизуального сервиса информации и материалов, содержащих призывы к осуществлению террористической и(или) экстремистской деятельности

Повторное неисполнение организатором сервиса обмена мгновенными сообщениями обязанностей

Повторное неисполнение оператором поисковой системы обязанности по подключению к информационно-телекоммуникационным сетям, доступ к которым ограничен на территории РФ

Повторное неисполнение оператором поисковой системы обязанности по прекращению выдачи по запросам пользователей сведений о информационно-телекоммуникационных сетях, доступ к которым ограничен на территории РФ

Повторное неисполнение оператором поисковой системы обязанности по прекращению выдачи по запросам пользователей сведений о доменном имени и об указателях страниц сайтов в сети Интернет, доступ к которым ограничен на основании решения Московского городского суда, или копий заблокированных сайтов

Объясняя необходимость введения новых санкций, авторы в пояснительной записке к законопроекту пишут, что только штрафы способны остановить нарушителей. Они налагают не только финансовые, но и репутационные издержки, потому являются наиболее эффективной мерой воздействия.

Законопроект пока еще обсуждается, но авторы уверены, что новые санкции заработают уже в начале 2020 года.

С какими персональными данными приходится иметь дело работодателю

Что относится к персональным данным работника организации? В соответствии со ст. 3 закона № 152-ФЗ, персональные данные работника — это любые сведения о нем.

Трудовой кодекс определяет перечень документов, которые человек предъявляет работодателю при поступлении на работу:

• фамилия, имя, отчество, дата и место рождения;
• образование (когда и какие образовательные учреждения закончил, номера дипломов, направление подготовки или специальность по диплому, квалификация);
• выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая военную службу);
• адрес регистрации и фактического проживания;
• паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
• номер телефона, адрес электронной почты;
• отношение к воинской обязанности, сведения по воинскому учету (для граждан, пребывающих в запасе, и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
• ИНН;
• номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• результаты обязательного медосмотра при поступлении на работу;
• семейное положение, Ф.И.О. и даты рождения детей.

Также определенная информация содержится в резюме соискателя и его анкете.

В процессе работы эти данные изменяются и дополняются. Работодатель обязан хранить их в секрете. Эта мера обеспечивается определением конкретных лиц, которые имеют к ним доступ. Это должно быть зафиксировано в документальном виде, для чего необходимо издать внутренний приказ.

Образец приказа о персональных данных работников 2020

Иногда при приеме на работу нового сотрудника кадровики снимают ксерокопии с предоставленных документов и вкладывают их в его личное дело. По мнению Роскомнадзора, это не допускается.

Судебная практика

При проверке соблюдения требований законодательства о защите персональных данных контролирующий орган счел незаконным хранение в личных делах сотрудников ксерокопий их паспортов. Организация обратилась в Арбитражный суд с заявлением о признании этого предписания Роскомнадзора незаконным.

Судом в удовлетворении заявленного требования было отказано. По мнению суда, хранение организацией копий паспортов сотрудников является избыточным, законом не предусмотрено, нарушает права граждан и превышает объем персональных данных работников, предусмотренный ст. 86 ТК РФ (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № Ф08-480/14 по делу № А53-10287/2013).

Образец заявления на обработку персональных данных работника

В соответствии с п. 1 ст. 6 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», обработка фирмой-работодателем таких данных производится только при соблюдении ряда условий. В числе таковых согласие субъекта персональных данных на передачу сведений о себе в обработку (подп. 1 п. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ). Оно оформляется в виде согласия на обработку персональных данных. Одновременно гражданин может дать согласие оператору на предоставление его сведений третьим лицам.

Физическое лицо вправе отозвать свое согласие, для этого составляется заявление об отзыве.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, срок хранения персональных данных работника составляет 75 лет.

Обработка персональных данных

В организации необходимо разработать и утвердить локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки информации о работниках. Каждого сотрудника знакомят с этим документом под подпись.

Судебная практика

Прокурор обратился в суд с иском о понуждении организации к разработке и принятию локального правового акта, устанавливающего порядок хранения и использования персональных данных работников. Требования мотивировал тем, что в ходе проверки исполнения законодательства, регламентирующего сбор, хранение, использование или распространение персональных данных, было установлено, что в нарушение требований трудового законодательства порядок хранения и использования персональных данных работников в организации не разработан. Полагал, что отсутствие этого локального нормативного акта может привести к неправомерному доступу к персональным данным не уполномоченных на то лиц.

Решением суда требование прокурора было удовлетворено. Суд обязал организацию разработать и принять локальный правовой акт, устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников в течение 30 дней с момента вступления решения суда в законную силу.

Передача персональных данных работника другому лицу допускается только с согласия этого работника, за исключением случаев, установленных законом. Например, работодатель вправе передавать сведения о работнике по официальным запросам суда, прокуратуры, органов следствия и дознания.

Судебная практика

Д. обратился в суд с иском о признании незаконной передачу работодателем его персональных данных другому лицу, взыскании морального вреда.

В судебном заседании было установлено, что организация, в которой работал Д., заключила договор с банком для реализации зарплатного проекта. Для выпуска пластиковых карт банку были переданы заполненные и подписанные работниками анкеты-заявления с их личными данными. Анкета-заявление Д. им подписана не была, согласие на передачу своих персональных данных он не давал.

Исковые требования судом были удовлетворены, несмотря на то, что полученной пластиковой карточкой Д. активно пользовался.

Когда за разглашение информации могут уволить

Уволить за разглашение информации можно только тех сотрудников, которым такие сведения стали известны в связи с исполнением ими трудовых обязанностей. Это прямо указано в пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. К таким сотрудникам относятся руководители организаций, работники кадровых служб, бухгалтерии и иные лица, чья работа непосредственно связана с обработкой персональных данных. Но если работник узнал данные случайно (например, из-за халатности сотрудника, ответственного за сохранность информации), и в его должностные обязанности не входит работа с личными сведениями, увольнение по такому основанию незаконно.

Увольнение по этому основанию является мерой дисциплинарного воздействия, поэтому при его осуществлении следует соблюдать порядок наложения дисциплинарного взыскания, предусмотренный ст. 193 ТК РФ.

В случае оспаривания работником увольнения по пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ работодатель обязан предоставить доказательства того, что сведения, которые трудящийся разгласил, относятся к личным данным другого сотрудника, они стали известны при исполнении работником трудовых обязанностей, и он обязывался не разглашать такие сведения (п. 43 Постановления Пленума ВС РФ «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ»).

Судебная практика

Н. обратился в суд с иском о признании увольнения незаконным, возмещении морального вреда.

В судебном заседании было установлено, что Н. работал электромонтером и был вызван в отдел кадров для устранения порыва телефонного кабеля. Во время починки кабеля он успел прочитать соглашение об увольнении работника М. с выплатой значительной денежной компенсации, которое кадровик оставила без присмотра на своем рабочем столе. На следующий день Н. обратился к директору, заявив, что он тоже хочет уволиться по соглашению сторон с такой же денежной компенсацией. Получив отказ, электромонтер обиделся и стал рассказывать об этой ситуации другим работникам. В результате приказом директора Н. был уволен по пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за разглашение персональных данных другого работника.

Решением суда исковые требования Н. были удовлетворены. Суд пришел к выводу, что в трудовые обязанности Н. работа с личными данными других сотрудников не входила, и сведения стали ему известны в результате халатности кадровика, который не обеспечил сохранность информации.

Персональные данные работников: 5 основных правил по организации, обработке и хранению персональной информации

Что такое персональные данные в организации?

Каждая организация обрабатывает огромный массив информации. Не исключение — сведения о физических лицах. За нарушение законодательства о персональных данных организацию могут оштрафовать, подать в суд и причинить иные неприятности.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ (далее 152-ФЗ) исчерпывающего перечня персональных данных не содержит. Компаниям необходимо исходить из того, что это любые сведения, позволяющие опознать физическое лицо. В разъяснениях федеральных органов встречаются различные трактовки определения ПДн. Так, Министерство экономического развития в своем письме от 02.10.2015 N ОГ-Д28-12951 считает, что к персональным данным работника, помимо личных:

• фамилии,
• имени,
• отчества,
• даты и места рождения,
• адреса,
• семейного положения,

относятся сведения об:

• образовании,
• профессии,
• занимаемой должности,
• стаже работы.

Роскомнадзор в своем письме от 07.02.2014 N 08КМ-3681 указывает, что персональными данными являются сведения о заработной плате.

Сведения, обрабатываемые организацией разделяются на две основные группы:

• персональные данные работников организации;
• персональные данные, попадающие в организацию в связи с ее деятельностью, например, персональные данные клиентов, контрагентов, посетителей сайта организации.

Согласно закону 152-ФЗ: организация, обрабатывающая такие данные самостоятельно или совместно с другими лицами, является — оператором персональных данных. Оператор и иные лица, получившие доступ к ПДн должны обеспечить конфиденциальность данных:

не допустить раскрытия информации и распространения без согласия физического лица — субъекта персональных данных.

Жизненный цикл обработки персональных данных сотрудников в организации

По общему правилу персональные данные обрабатываются с согласия физического лица. (п. 1 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ). С момента поступления в организацию каких-либо сведений о физическом лице организация должна предпринять необходимые меры для сохранности и правомерной обработки таких сведений. Согласие на обработку ПДн должно быть конкретным и информированным. Не забывайте прописать в документе:

• цели обработки ПДн,
• способы обработки с указанием действий, совершаемых с ПДн,
• объем обрабатываемых ПДн.

Давая согласие субъект персональных данных обозначает объем и границы обработки сведений для каждого конкретного случая их обработки, а работодатель обязует обрабатывать полученные данные только для целей и в объеме на которые оно получено.

Обязательная письменная форма согласия предусматривается только в случаях, указанных в федеральных законах, например, при обработке специальных категорий персональных данных (ст. 10 закона 152-ФЗ):

• расовая принадлежность,
• политические и религиозные взгляды,
• состояние здоровья.

Если законом не предусмотрена письменная форма согласия, подойдет любая иная форма

• устная,
• включение соответствующего пункта в договор и т.д.

Единственное правило: перед началом обработки убедитесь, что для всех категорий обрабатываемых данных получено необходимое согласие работника.

При трудоустройстве, физическое лицо передает работодателю определенный набор документов, содержащих персональные сведения. Исчерпывающего перечня законодательство не содержит, но наиболее стандартный список указан в форме T2 — «личной карточке работника».

Обработка ПДн работника осуществляется в целях:

• обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов,
• содействия работникам в трудоустройстве,
• получении образования,
• продвижении по службе,
• обеспечения личной безопасности работников,
• контроля количества и качества выполняемой работы,
• обеспечения сохранности имущества.

Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. Все документы, регламентирующие обработку персональных данных сотрудников, размещаются для ознакомления работниками в открытом доступе. Из приведенных норм можно вывести следующее правило — разработайте и примите локальный нормативный акт, регулирующий сбор, обработку и хранения персональных данных, а также ознакомьте с ним под роспись всех работников.

Работник вправе отозвать согласие об обработке персональных данных, в соответствии с частью 2 статьи 9 закона 152-ФЗ». Может ли в данном случае он продолжить работать на этого работодателя? Согласно этой же части, оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта, при наличии оснований, предусмотренных федеральным законом, в том числе и для исполнения договора, стороной которого является субъект ПДн (пункт 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ). Таким договором может быть трудовой договор и работодатель вправе продолжить обрабатывать персональные данные работника, без его согласия в целях и объеме необходимых для исполнения указанного договора.

В силу ст. 88 ТК РФ доступ к персональным данным работников должны иметь только специально уполномоченные лица. При этом указанные лица вправе получать только те сведения, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Помимо этого, лица, получающие персональные сведения работника, обязаны соблюдать режим конфиденциальности. Ответственные сотрудники должны быть назначены приказом, а документы, определяющие политику в области обработки персональных данных должны быть доступны для всех сотрудников организации. Например, работодатель планирует установить в офисе видеонаблюдение, для этого работодателю необходимо принять акт, регламентирующий порядок видеонаблюдения и назначить ответственных за сбор таких данных. Важно, чтобы ответственные работники были ознакомлены с правилами обработки и хранения персональных данных, принятыми в организации, а также о режиме конфиденциальности, в отношении персональных данных работников. Создание в организации эффективной политики в области сбора, обработки и хранения персональных данных поможет избежать множества негативных последствий для организации.
У вас есть вопросы по разработке ОРД – пишите в комментариях. Мы с радостью на них ответим.

Особенности обработки и защиты персональных данных соискателей и уволенных сотрудников

Помимо персональных данных своих сотрудников в организацию, как правило, попадают множество персональных данных других лиц, например, соискателей. Обработка ПДн соискателя должна осуществляться с его согласия. Из общего правила есть несколько исключений:

• Интересы потенциальных кандидатов на вакансию представляет кадровое агентство;
• Кандидат на вакансию разместил свое резюме в открытом доступе.

Если соискатель направляет свое резюме по электронной почте или факсу работодателю рекомендуется установить факт направления резюме соискателем лично. Получать согласие необходимо

• в случае направления запросов по прежним местам работы,
• для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе.

Если по какой-либо причине соискатель не трудоустраивается, все предоставленные им сведения должны быть уничтожены в течение тридцати дней.

Обработка персональных данных уволенных сотрудников возможна только в определенных законом случаях:

• документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов хранятся в течение 4-х лет;
• базы данных отпусков хранятся пять лет;
• приказы о дисциплинарных взысканиях три года;
• трудовые договоры хранятся семьдесят пять лет, если делопроизводство по ним закончено 1 января 2003 года и пятьдесят лет, если позже;

Как и в случае с претендентами на вакансию, так и с действующими и уволенными работниками важно обрабатывать персональные данные только в том объеме, в каком это необходимо для целей обработки.

Согласие на передачу персональных данных работника третьим лицам

По общему правилу работодатель не вправе сообщать персональные сведения о работнике третьим лицам, без его согласия. Исключениями являются случаи, предусмотренные трудовым законодательством и иными законодательными актами.

• передача персональных данных в ПФР или ФСС России (абз. 15 ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
• налоговые органы (ст. 24 НК РФ);
• при получении мотивированного запроса судебного пристава (ст. 64 ФЗ “Об исполнительном производстве”);
• заключении договора с провайдером (ст. 44 Федерального закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ “О связи”).

Все случаи передачи персональных данных физического лица без его согласия это как правило императивные предписания законодательных актов. Если нормы, предписывающей обязанность передать какие-либо сведения, содержащие персональные данные, нет, то согласие физического лица на передачу его данных придется получить.

Помимо императивных предписаний о раскрытии сведений, содержащих персональные данные, согласие может не требоваться, когда сведения передаются в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника. Например, работник не появился на рабочем месте и его местонахождение не известно. Работодатель может направить запрос в медицинские организации и органы внутренних дел с указанием информации о работнике и это не будет нарушением правил хранения персональных данных.

При заключении договора зарплатного проекта с кредитной организацией или на выпуск платежных карт для сотрудников работодатель не вправе передавать кредитной организации персональные данные работников. Работник сам даст согласие банку, либо банк включит пункт об обработке персональных данных в договор, подписываемый сотрудником. Аналогично работодатель должен получить согласие всех работников, если в организации кадровый или бухгалтерский учет поручен сторонней организации. Исходя из правил, предусмотренных трудовым законодательством, а также корреспондирующими с ним положениями закона 152-ФЗ работодателю необходимо спрашивать согласие у работника для каждого конкретного случая передачи персональных данных.

Ответственность за нарушения обработки персональных данных в организации

За нарушение требований обработки персональных данных предусмотрены следующие виды ответственности:

• Дисциплинарная
• Материальная
• Административная
• Уголовная

Дисциплинарная ответственность заключается в том, что сотрудник, имеющий доступ к персональным данным и передавший их, без получения согласия физического лица может быть уволен по инициативе работодателя, как за грубое нарушение работником трудовых обязанностей (пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Существенным условием увольнения работника по этому основанию будет раскрытие работником сведений, которые он обязывался не разглашать. (п. 43 Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2). При оспаривании работником увольнения в суде, работодатель должен факт нарушения правил обработки персональных данных сотрудником, уполномоченным на их обработку. Так при рассмотрении дела о восстановлении на работе сотрудника, уволенного за разглашение персональных данных другого сотрудника, суд указал что представление доказательств в порядке ст. 56 ГПК РФ, включающих в себя персональные данные других сотрудников организации, для защиты своих трудовых прав, не свидетельствует о раскрытии работником персональных данных других работников неопределенному кругу лиц в рамках трудового спора. Они лишь свидетельствуют о предоставлении работником доказательств в обоснование своей правовой позиции суду при рассмотрении его исковых требований об оспаривании дисциплинарного взыскания. (Апелляционное определение Московского городского суда от 20.11.2018 по делу N 33-44167/2018)

За нарушение правил обработки персональных данных организацию или должностное лицо могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ. Составлять протоколы об административном правонарушении уполномочены должностные лица Роскомнадзора, а привлекать к ответственности судьи мировых судов. Срок давности за совершение данного правонарушения составляет три месяца. Должностное лицо, ответственное за обработку персональных данных может быть привлечено к административной ответственности, за не размещение в открытом доступе документа, определяющего политику в отношении персональных данных, а также сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных. (Постановление Тюменского областного суда от 14.11.2017 N 4А-598/2017).

Уголовная ответственность за нарушение законодательства о персональных данных предусмотрена по следующим статьям Уголовного кодекса:

• Нарушение неприкосновенности частной жизни;
• Отказ в предоставлении гражданину информации;
• Неправомерный доступ к компьютерной информации.

Субъектом уголовного преступления может быть только физическое лицо, однако привлечение виновного работника к уголовной ответственности не освобождает от административной ответственности организацию.

Как правило, дело об административном правонарушении возбуждается после проведения уполномоченным органом проверок организации. Инспекторы надзорного органа могут оштрафовать организацию за отсутствие у нее документов, регламентирующих политику в области обработки персональных данных, а также несоответствие таких документов законодательству, осуществление обработки или передачи данных третьим без согласия на то физических лиц субъектов персональных данных.

Если у вас остались вопросы, появились предложения, замечания, наблюдения – не раздумывая, пишите нам в комментариях. Мы с удовольствием решим эту задачу 🙂

Обработка персональных данных сотрудника — сроки и виды

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта или звоните по телефону
+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (СПб)

Это быстро и бесплатно !

Кадровики регулярно сталкиваются с персональными данными нанимаемых в компанию сотрудников и уже трудоустроенного штата. Закон предъявляет определённые требования к обработке подобной информации и её сохранению в архивах.

За нарушение норм законодательства должностное лицо может ожидать привлечение к соответствующей ответственности, именно поэтому специалисты рекомендуют тщательно ознакомиться с правилами работы с личными сведениями о гражданах.

Что относится к персональным данным работника?

Любые сведения о гражданине, имеющие к нему прямое или косвенное отношение, считаются персональными данными. Определение этого понятия представлено в 3 статье ФЗ № 152 от 2006 года 27 июля.

Таким образом, к личной информации о человеке относят:

• адрес его проживания;
• ФИО;
• дату рождения;
• семейное положение;
• полученное образование;
• реквизиты паспорта;
• занимаемую должность (профессию);
• уровень дохода;
• наличие какой-либо собственности;
• социальное положение в обществе;
• и т. п.

Должностное лицо, из-за которого произошло разглашение личных сведений о сотруднике, привлекаются к административной, дисциплинарной или уголовной ответственности.

Порядок обработки персональных данных сотрудника

Под обработкой сведений о работнике понимается комплекс мероприятий, установленный на законодательном уровне и включающий в себя получение данных о гражданине, их проверку, передачу, хранение, накопление, уничтожение и другие способы применения имеющейся информации.

Эта процедура необходима в следующих случаях:

• при найме лица на должность;
• при продвижении служащего по карьерной лестнице;
• при выплате сотруднику вознаграждения за труд;
• при осуществлении контроля за выполненной работой и её качеством;
• и т. д.

Другими словами, под обработкой понимается осуществление любых действий с личной информацией.

При осуществлении обработки необходимо соблюдать определённые требования, зафиксированные в 86 статье ТК РФ.

• Во-первых, данная процедура осуществляется исключительно при наличии для этого оснований и только с конкретной целью.
• Во-вторых, передача личных сведений третьим лицам без письменного разрешения самого лица недопустима.
• В-третьих, персональную информацию необходимо получать непосредственно от самого гражданина. Запрос сведений из иных источников должен сопровождаться уведомлением сотрудника.

Кроме этого, получение специальных персональных данных (о политических взглядах, отношении к религии и т. д.) по закону не допускается, так как эта информация не должна влиять на решение руководства о найме гражданина или его дальнейшем продвижении по карьерной лестнице.

Меры защиты личных сведений о сотрудниках должны быть зафиксированы в локальных актах предприятия. Сами работники обязаны быть ознакомлены с данными документами под роспись (это могут быть инструкции, положения и т. п.).

Получать данное согласие не требуется в случаях, предусмотренных законом (например, при оформлении алиментных выплат, при передаче сведений третьим лицам, если речь идёт о сохранении жизни или здоровья гражданина и т. д.).

Виды персональных данных работника

Выделяют два типа документации, формирующей личные сведения о гражданине. К первой разновидности относятся бумаги, на основании которых происходит найм сотрудника на ту или иную должность, то есть паспорт лица, СНИЛС, военный билет и т. д.

Второй тип документации формируется непосредственно руководителем работника (например, приказ о назначении на должность, расчётные документы и т. д.).

На основании этих бумаг выделяют различные виды персональных данных, ознакомиться с которыми можно с помощью приведённой ниже таблицы.

По степени доступности данных

По причине появления (по документам)

Появившиеся до начала трудовой активности

Способ классификации	Разновидности данных	Характеристика
Обычные (иначе общие)	Большая часть личной информации о человеке (его фамилия, имя, отчество, гражданство, полученное образование, место работы и т. д.).
Особая категория сведений о человеке (например, его политические убеждения, принадлежность к той или иной религии, состояние здоровья, национальность, наличие или отсутствие судимости, семейная и личная жизнь и т. д.).
Информация, не подлежащая разглашению по закону и при отсутствии соответствующего согласия самого гражданина (например, результаты медицинского осмотра).
Сведения о человеке, находящиеся в общем доступе в соответствии с нормами российского законодательства или представленные для ознакомления третьих лиц в связи с письменным согласием самого гражданина.
Сведения, способные охарактеризовать человека для определения его личности (то есть его физиологические особенности). К таким данным относятся отпечатки пальцев, почерк, ДНК и т. п.
Не биометрические	Прочие данные, не относящиеся к биометрическим.
Сведения, содержащиеся в паспорте гражданина, его свидетельстве о рождении, военном билете, документах о полученном образовании, СНИЛС и т. д.
Появившиеся в результате трудовой деятельности	К такой информации относятся записи о приёме лица на работу, его переводе в другое отделение, повышении, увольнении, предоставлении отпуска или больничного, уровне получаемого дохода, поощрениях и т. д.

Кроме этого, к персональным сведениям относится и информация о родственниках гражданина, например, о составе его семьи, месте проживании родных и т. д. Семейное положение – также конфиденциальные данные (факт нахождения в браке, наличие детей и их возраст, состояние здоровья членов семьи, наличие иждивенцев и т. п.).

Срок хранения персональных данных сотрудника

Формы соглашения об уплате алиментов — ищем тут.

Сведения о работнике должны быть приобщены к его личному делу. В соответствии с 87 статьёй ТК РФ, руководитель самостоятельно определяет порядок хранения и применения данных о сотруднике, зафиксированный в локальных нормативных актах предприятия. При этом порядок должен отвечать требованиям, установленным российским законодательством.

В соответствии с 22.1 статьёй ФЗ № 125 от 2004 года 22 октября, документация о самом гражданине (например, его заявление о согласии на обработку данных, копии приказов и т. д.) должна храниться в течение:

• 75 лет, если бумаги были созданы до 2003 года;
• 50 лет, если документы были оформлены позднее этого периода.

При защите конфиденциальности информации личного характера важно уделить внимание не только бумажной документации, но и сведениям на электронных носителях.

Порядок их хранения аналогичен описанному выше. Электронные документы предписано сохранять в течение как минимум 5 лет (по налоговому учёту бумаги не уничтожаются на протяжении 4 лет).

Особенности хранения

Документация на бумажном носителе подлежит хранению в специальных сейфах (таким образом бумаги сохраняются от случайной порчи или потери).

В электронном виде файлы с личными сведениями хранятся в персональном компьютере сотрудника, уполномоченного заниматься обработкой данных, или руководителя предприятия (т. е. у генерального директора).

После увольнения сотрудника его личное дело продолжает находиться у кадровиков до окончания года (оперативное хранение может продолжаться в течение 1–3 лет).

После этого кадровая служба должна заняться архивно-технической обработкой и направить личные дела бывших работников в архив предприятия. По общим правилам отсчёт периода хранения начинается с первого января года, в котором документ был передан в архив.

Организация защиты персональных данных работников

Персональные данные о человеке при вступлении в трудовые отношения являются предметом обработки, защиты и хранения. Их основное свойство – конфиденциальность, поэтому для работы с этой информацией разработан особый регламент.

Рассмотрим, как предусмотрены в Трудовом кодексе процедуры, касающиеся персональных данных наемных работников, кому и при каких условиях можно эти данные передавать и каким образом использовать. Полезной будет информация о Положении о персональных данных как обязательном документе для любого работодателя.

Персональные данные: законодательное определение

Когда человек вступает в трудовые отношения, от него требуется предоставить ряд сведений о себе. Вся эта информация, касающаяся будущего сотрудника, позволяющая определить его в том или ином контексте, и объединяется под термином «персональные данные».

Порядок действий с этой информацией определен в таких законодательных документах, как:

• Конституция Российской Федерации;
• ст. 85 Трудового кодекса РФ;
• Федеральный закон № 149 от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральный закон № 152 от 27 июля 2006 г. «О персональных данных»;
• Указ Президента России от 06.03.1977 г. № 188.

Эти законодательные акты утверждают сведения, которые подпадают под определение персональных данных, с тем, чтобы оградить приватную жизнь законопослушных граждан от неправомерного вмешательства и гарантировать целевое использование получаемых от них конфиденциальных сведений.

Перечень данных, считающихся персональными:

• ФИО физического лица;
• дата рождения;
• место проживания и/или прописки;
• полученное человеком образование;
• состав семьи;
• социальный статус;
• сведения, касающиеся владения имуществом;
• ранее занимаемые им должности;
• уровень получаемых доходов и их источники;
• иные сведения, имеющие отношение к трудовой функции, обозначаемой в заключаемом договоре с сотрудником.

КСТАТИ! Информация о политических, религиозных или других убеждениях сотрудника, его участии во всевозможных организациях, помимо работы, а также детали его частной жизни не относятся к персональным данным и не подлежат сбору, обработке, хранению и использованию. Их можно получить только с согласия самого работника. Исключение составляет ситуация, когда информация такого рода прямо относится к трудовой деятельности.

Вопросы здоровья сотрудника не могут попадать в поле зрения кадровых сотрудников, кроме непосредственного влияния на трудовую функцию.

Насколько необходимо Положение о персональных данных

Наниматель, принимая на свое попечение физических лиц с присущим им комплектом персональных данных, законодательно обязан позаботиться об одобренных государством способах их обработки. При этом он обязан руководствоваться вышеприведенной нормативной базой, а индивидуальные тонкости отразить в специальных внутренних документах.

Самостоятельно регламентировать особенности действий с персональными данными сотрудников работодателей обязали недавно. Ст. 90 ТК РФ устанавливает ответственность лица, нанимающего персонал, за утечку или неправомерное использование конфиденциальных сведений, предоставляемых сотрудниками, причем ответственность предусмотрена во всех сферах права – дисциплинарной, административной, уголовной и гражданской.

Поэтому на каждом предприятии необходимо разработать и утвердить как минимум три обязательных внутренних акта, касающихся работы с такими сведениями:

• положение о защите персональных данных наемных сотрудников;
• обязательство о сохранении в тайне (неразглашении) полученных персональных сведений;
• согласие самого работника на обработку персональных данных.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Первый документ разрабатывается и закрепляется на основании приказа руководства организации, второй должен быть подписан теми лицами, которые осуществляют сбор персональных данных и имеют к ним доступ (кадровая служба, отдел безопасности, бухгалтерия и др.). Сотрудники обязаны ознакомиться с этой документацией под роспись. Согласие нанимаемого может быть выражено подписью под соответствующей строкой в анкете или личной карточке.

Состав Положения о персональных данных

Разделы данного документа содержат следующие необходимые подпункты:

• общие сведения;
• перечисление данных, считающихся персональными в конкретной компании;
• регламент применения данной информации;
• особенности доступа к этим сведениям;
• меры, принимаемые при нарушении принципов обработки информации, и ответственность виновных;
• приложения (форма заявления для сотрудника о согласии на обработку и/или проверку предоставленных личных данных, форма обязательства не разглашать полученную информацию для сотрудников, у которых она будет в пользовании).

Источник получения персональных данных

Легитимным, с точки зрения официальных законодательных документов, принятых в нашей стране, является только один способ получения конфиденциальной информации – от самого гражданина, пожелавшего добровольно ее сообщить в устной или письменной форме.

Косвенные способы получения персональных сведений о человеке (например, запрос на прежнее место работы) могут использоваться только в том случае, если сотрудник дал на это свое письменное согласие.

К СВЕДЕНИЮ! Чтобы иметь возможность получать информацию о сотруднике не только непосредственно от него, кадровые работники иногда используют не запрещенный законом прием. В анкете, заполняемой при трудоустройстве, может иметься пункт «Не возражаю против проверки предоставленных данных» или «Разрешаю получить информацию обо мне в следующих источниках (указать, в каких)».

Если к работодателю пришел запрос о сотруднике, который когда-то у него работал, лучше перестраховаться и потребовать письменное разрешение на предоставление персональных данных, подписанное самим физическим лицом. Это касается даже ситуаций, когда эти сведения требуют работники правоохранительных органов (вместо разрешения может быть подписанный их руководством приказ).

Что значит обрабатывать персональные данные

Понятие обработки включает все возможные законные действия, которые уполномоченные лица могут производить с получаемыми ими конфиденциальными данными:

• сбор;
• фиксация;
• систематизация;
• накопление;
• сбережение;
• защита;
• передача;
• использование.

Лицо или орган, производящее эти действия, называется оператором. При любых операциях с персональными данными он должен соблюдать следующие принципы:

1. Соответствие способов обработки личных сведений и их целей требованиям законодательства РФ.
2. Цели, задекларированные при сборе данных, должны совпадать с целями обработки.
3. Выбирать способы обработки нужно в соответствии с заявленными целями.
4. Все требования касаются только полных и достоверных персональных данных.
5. Разглашать полученную информацию или ее часть без письменного согласия владельца строго запрещено законом.

Как передаются персональные данные

Использование конфиденциальной информации о сотрудниках внутри самой компании регламентировано Положением о персональных данных, которое принимается руководителем. Сотрудники непременно должны быть ознакомлены с этим порядком, что подтверждается их личными подписями.

Организация должна предусмотреть круг лиц, которым предоставляется по долгу службы санкционированный доступ к персональным сведениям. Этими лицами должно быть подписано Обязательство о неразглашении, форма которого также разрабатывается в рамках организации.

Персональные данные сотрудников

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе

Сотрудники кадровых отделов работают с персональными данными работников организации: получают, обрабатывают, хранят и передают сведения. Работа с этой информацией регламентируется законом (ТК РФ и ФЗ №152- ФЗ «О персональных данных»). Нужно знать правила обращения с персональными сведениями, чтобы избежать нарушений и штрафов.

Что относится к персональным данным

Статья 3 Закона №152-ФЗ говорит, что персональные данные — это информация о лице:

• ФИО;
• дата рождения;
• место рождения;
• адрес;
• семейное положение;
• образование;
• профессия;
• доходы.

Приведенный перечень сведений является открытым, его дополняют необходимыми пунктами. Персональные данные нужны работодателю для оформления и поддержания трудовых отношений (см. ст. 85 ТК РФ). Информация о работнике содержится в таких документах:

• документ, удостоверяющий личность (паспорт, заграничный паспорт, военный билет, временное удостоверение личности);
• трудовая книжка;
• СНИЛС;
• военный билет;
• документ об образовании;
• ИНН;
• водительское удостоверение;
• медицинская книжка (если требуется).

Важно! Персональные данные работника — конфиденциальная информация. Это значит, что их нельзя разглашать ее без письменного согласия сотрудника (ст. 3 Закона №152-ФЗ).

Обработка персональных данных сотрудника

Обработка персданных — это действия с личной информацией работника, когда работодатель принимает сотрудника в штат или заключает договор ГПХ; работник продвигается по карьерной лестнице и т.д. Во время обработки соблюдайте требования статьи 86 ТК РФ:

• у обработки должна быть цель и основания;
• запрещена передача личных сведений работника третьим лицам без его письменного согласия;
• персональные сведения передает сам гражданин.

В локальных актах предприятия нужно прописать Правила защиты личных сведений о работниках. Работники обязаны ознакомится с этими правилами и расписаться о согласии с документом. Для порядка и безопасности организации нужно создать положения и приказы для работы с персданными. Во время проверки у вас должны быть подготовлены: Положение о персональных данных, Заявление работника с согласием на обработку личных данных, Приказ о назначении ответственных за работу с личной информацией работников, Приказ об обеспечении безопасности личных сведений работников.

Категории персональных данных

К первой категории относятся личные сведения о расовой принадлежности, состоянии здоровья, политических взглядах.

Ко второй категории относится информация, благодаря которой можно получить дополнительную информацию о субъекте — номер телефона, семейное положение, прежнее место работы и т.д.

В третьей категории содержится информация, позволяющая идентифицировать работника (ФИО+ паспортные данные).

В последней, четвертой категории находятся общедоступная информация(данные о профессии и квалификации).

Хранение и использование данных о персонале

Работодатель обязан ввести порядок хранения и использования сведений о работниках (ст. 87 ТК РФ). Документы по сотруднику объединяются в личное дело. Порядок хранения и ведения личных дел вводит и контролирует работодатель. Личные дела руководителей компании, работников, имеющих государственные звания, и так далее хранятся постоянно. Личные дела других работников храните 75 лет. Ответственность по хранению, ведению, учету, выдаче трудовых книжек тоже возлагается на работодателя.

Правила передачи персданных налагают на работодателя ряд ограничений. Ограничения устанавливаются согласно статье 88 ТК РФ:

• известите лиц, которые получили доступ к информации о работнике, что ее следует использовать только в тех целях, для которых они были сообщены;
• передача данных внутри одной компании должна проходить согласно правилам локального акта, с которым работник был ознакомлен;
• доступ к данным получают только специально уполномоченные лица;
• запрещено делать запрос о здоровье работника у медицинского учреждения.

Работники имеют право на предоставление полной информации об их личных сведениях и их обработке (кому передавались сведения и для чего). Также нужно обеспечить сотрудникам свободный доступ к своим личным сведениям и медицинским данным. Помните, что работник имеет право обжаловать в суде незаконные действия работодателя и привлечь должностное лицо-нарушителя к уголовной или административной ответственности.

Ответственность за нарушение правил работы с личной информацией

В соответствии с ТК РФ, нарушители норм обработки и защиты личных сведений работника привлекаются к разным видам ответственности.

• Кдисциплинарной ответственности относятся замечание, выговор, увольнение.
• К административной ответственности относятся предупреждение или штраф от 3 до 5 МРОТ.
• К материальной ответственности привлекаются работники, которые непосредственно обрабатывают персональную информацию. В случае незаконного распространения информации сотрудник организации может заявить о моральном вреде и потребовать его возмещения у работодателя.
• Уголовная ответственность по ст. 137 УК РФ за незаконное распространение сведений о лице без его согласия предусматривает штраф в сумме до 200 000 рублей, либо обязательные работы от 120 до 180 часов, либо арест до 4 месяцев.

Работа с личными сведениями требует высокого уровня ответственности. Соблюдайте правила и помните о контроле Трудовой инспекции.

Автор статьи: Александра Аверьянова

Ведите простой кадровый учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Начисляйте зарплату, легко считайте пособия, удержания и командировочные, автоматически готовьте отчеты по сотрудникам и отправляйте их через интернет. А еще — ведите учет, платите налоги, сдавайте налоговую и бухгалтерскую отчетность и пользуйтесь поддержкой наших экспертов. Первый месяц работы в сервисе — бесплатно.